¿Estás sintiendo que el trabajo te está abrumando y necesitas un poco de apoyo? Puede que hayas oído hablar de los asistentes virtuales y hayas decidido buscar más información. Si es así, sigue leyendo, seguro te interesará llegar hasta el final:
Un Asistente Virtual es más que solo un asistente administrativo en tu empresa. Son una parte integral de tu equipo que puede ayudar con una amplia variedad de tareas, desde la gestión de correos electrónicos hasta la organización de citas y reuniones.
En este artículo, te explicaré con detalle qué es un Asistente Virtual y por qué puede ser beneficioso para tu negocio contratar a uno.
También te proporcionaré algunos consejos sobre cómo encontrar y contratar al Asistente Virtual perfecto para tus necesidades específicas.
Desde comienzos de la pandemia se incrementó la demanda y oferta de este tipo de perfiles y se espera que la tendencia continúe creciendo en este nuevo año.
Si te sientes abrumado por el trabajo y necesitas un poco de ayuda extra, un Asistente Virtual puede ser la solución perfecta para ti.
¿Qué es un Asistente Virtual?
Aunque podríamos hacer muchas definiciones extravagantes, un Asistente Virtual es una persona preparada que brinda servicios administrativos u otros servicios profesionales a los clientes de forma remota desde una oficina en casa o un espacio de oficina compartido.
Los asistentes virtuales trabajan con los clientes para proporcionar apoyo administrativo, como la entrada de datos, la programación de citas, la organización de viajes y la gestión de las comunicaciones.
Pero también pueden hacer más que tareas administrativas básicas: la mayoría de los asistentes virtuales pueden funcionar como un tipo de asistente personal y pueden ofrecer asistencia virtual con tareas diarias en tu vida personal o «mandados» personales digitales o reales en tu lista de tareas pendientes que se quedan atrás mientras se enfoca en los asuntos apremiantes como propietario de un negocio.
Algunos asistentes virtuales ofrecen habilidades en áreas especializadas como la administración de redes sociales, el servicio al cliente y el diseño.
Investigue en la asociación internacional de asistentes virtuales para obtener más información sobre los empleados remotos globales, como los asistentes virtuales.
¿Qué puede hacer un Asistente Virtual por tí?
Los asistentes virtuales son herramientas tecnológicas diseñadas para realizar tareas y proporcionar asistencia de manera automatizada. Están diseñados para ser una alternativa más eficiente y asequible a tener un asistente personal en el lugar de trabajo.
Ellos pueden ayudarte a gestionar tu correo electrónico, programar reuniones, hacer seguimiento de tareas y recordatorios, y realizar una amplia variedad de otras tareas administrativas. Están disponibles en línea y pueden ser utilizados desde cualquier lugar con una conexión a internet.
Además estos perfiles se están volviendo cada vez más populares, incluso en el lugar de trabajo debido a su capacidad para automatizar tareas y proporcionar asistencia de manera eficiente. Son especialmente útiles para las personas con horarios ocupados que necesitan ayuda para mantenerse organizadas y al día en sus tareas.
Además, contratar a un asistente virtual puede ser más asequible que contratar a un asistente personal a tiempo completo, lo que los hace una opción atractiva para las pequeñas empresas y los emprendedores. En resumen, los asistentes virtuales son una herramienta valiosa para cualquier persona o empresa que busque aumentar su eficiencia y productividad en el lugar de trabajo.
¿Por qué la gente necesita asistentes virtuales hoy más que nunca?
Las empresas utilizan cada vez más asistentes virtuales para realizar tareas que de otro modo serían realizadas por empleados a tiempo completo. Por ejemplo, una empresa puede tener un Asistente Virtual que revise los correos electrónicos entrantes y responda a ciertos que de otro modo distraerá a su equipo interno.
Dado que los asistentes virtuales trabajan de forma remota, es fácil para ellos encargarse de múltiples tareas al mismo tiempo.
Mejor aprovechamiento del tiempo de tus empleados
El uso de asistentes virtuales en el lugar de trabajo tiene muchos beneficios. Una es que pueden trabajar a cualquier hora del día o de la noche, lo que ayuda a las empresas a evitar pagar horas extras a los empleados que trabajan en el horario tradicional de 9-5.
Otro beneficio es que a menudo son más baratos que los empleados, por lo que esto permite a las empresas ahorrar dinero en costos laborales sin dejar de brindar servicio al cliente. Los asistentes virtuales también brindan personalización y personalización porque pueden aprender sobre las preferencias de tus clientes a lo largo del tiempo y adaptar tus respuestas en consecuencia.
Ahorro de Tiempo
No podemos enfatizar esto lo suficiente: tu sabes que necesitas más tiempo para concentrarte en lo que tu negocio realmente necesita. El fundador y CEO de la empresa no debe centrarse en la programación de marketing digital, el desarrollo de sitios web o el diseño gráfico, y ahí es donde entra el Asistente Virtual.
Su habilidad para organizar las tareas y hacer las cosas de manera oportuna creará un espacio de confianza para que no sienta que tiene que microgestionar nada. Ahorrándote tareas que requieren mucho tiempo y con las que los propietarios de pequeñas empresas aún cuentan, y abriendo la oportunidad de hacer aún más en un período de tiempo más corto.
Ahorro de Costes de formación o inducción
Si bien el proceso de contratación puede ser una tarea, una vez que encuentres el candidato adecuado, todo el proceso de capacitación se puede realizar en línea. Muchos asistentes virtuales no son principiantes y sabrán lo que necesitan para hacer el trabajo correctamente.
Si tu empresa planea continuar contratando trabajadores remotos, piensa en grabar parte o la totalidad de tu proceso de capacitación como sea posible. Esto permitirá que otros asistentes virtuales se capaciten de manera tan eficiente como el asistente anterior.
¿Ubicación remota? No hay problema
Esto es de lo mejor. Al no tener que estar en el mismo lugar que tú, pueden trabajar desde cualquier lugar con una conexión a internet. Esto significa que no tienes que preocuparte por encontrar espacio de trabajo para ellos en tu oficina o contratar a alguien que viva cerca.
Además, al no tener que preocuparse por el traslado al lugar de trabajo, los asistentes virtuales pueden ser más eficientes y proporcionar asistencia de manera más rápida. Esto es especialmente útil si tienes una empresa con operaciones en diferentes ubicaciones o si necesitas asistencia durante horas nocturnas o fines de semana.
Otra ventaja de la ubicación remota de los asistentes virtuales es que puedes contratar a profesionales de cualquier parte del mundo.
Esto significa que puedes acceder a una amplia gama de habilidades y experiencias, lo que puede ser especialmente útil si estás buscando un asistente con conocimientos especializados o habla varios idiomas.
¿Qué tareas administrativas son las mejores para los Asistentes virtuales?
Los asistentes virtuales pueden realizar muchas tareas administrativas. Pueden asegurarte de que tu empresa esté al día con las últimas regulaciones y leyes.
También pueden garantizar que cumpla con todos los requisitos de licencia necesarios cuando corresponda, lo que le ahorrará un tiempo valioso en más de un sentido.
Las tareas más populares para los asistentes virtuales son programar reuniones, hacer arreglos de viaje y manejar las consultas de los clientes. Pero profundicemos en esas tareas a un nivel más detallado:
Servicio al Cliente por tí
La tarea está en el nombre y cualquier empresa que atienda a clientes de cualquier tipo sabe que el servicio al cliente estelar hace o rompe un negocio.
Los asistentes virtuales pueden ayudar a responder correos electrónicos, administrar cuentas e ingresar datos importantes de los clientes para que pueda ver todo lo relacionado con el servicio al cliente.
Creación de contenido para RRSS o Web
Si bien muchos asistentes virtuales se centran principalmente en tareas de asistente administrativo, algunos pueden crear contenido para tu empresa, pero es un servicio especializado por el que es posible que deba pagar más.
Programar y publicar en tu nombre se incluye en el trabajo administrativo general, pero crear contenido como publicaciones en redes sociales o diseño gráfico es una especialidad y puede que no siempre sea aplicable.
Investigación
Investigan cualquier cosa, desde competidores con participación de mercado hasta restaurantes en una ciudad a la que viaja para unas vacaciones familiares.
Tu Asistente Virtual está ahí para encargarse de cualquier investigación que necesites, ya sea para uso comercial o personal.
Gestión de Redes Sociales
Los asistentes virtuales son candidatos perfectos para organizar y administrar tus cuentas de redes sociales.
Esta es una tarea diaria, semanal y/o mensual que es fácil de entregar y obtener informes para que pueda realizar un seguimiento sin tener que ser absorbido por cada pequeño detalle.
Gestión de correo electrónico
Todos conocemos la temida bandeja de entrada, inundada en un caos total de mensajes desbordados sin organización a la vista.
Los asistentes virtuales pueden llevarlo a la bandeja de entrada cero y organizar convenientemente los mensajes existentes en las carpetas respectivas para que siempre sepa dónde está todo.
¿Estás listo para contratar a un Asistente Virtual?
Asegúrate de verificar que tengan conexión a Internet de alta velocidad, que puedan completar ciertas tareas en la descripción del trabajo y que tengan habilidades organizativas excepcionales.
Además, asegúrate que esta persona tiene las habilidades de software o bien, tenga la disposición de aprender las herramientas que tú necesitas que domine. Por ejemplo, a mí me pareció oportuno enseñarle a utilizar photoshop a un asistente virtual que trabajó en un proyecto hace unos años, estuve dispuesto a pagarle un curso completo con tal de que me ayudara.
A otro, le pagué el curso completo de LogicPro X, un software para editar audio, y a decir verdad en ambos casos fue la inversión de mejor retorno que tuve.
¿Dónde puedo encontrar asistentes virtuales?
Los asistentes virtuales son una tendencia emergente en la industria tecnológica. Se proyecta que crezcan exponencialmente en los próximos años y se conviertan en un servicio convencional.
Pero contratar a un Asistente Virtual no es el proceso más fácil, hay muchas personas que «dicen» ser expertos en esto y aquello, pero la verdad, te tomará tiempo en encontrar personas que estén dispuestos a trabajar para ti sin que te quite tanto tiempo prepararles.
¿De qué sirve pasar 3 meses preparando a alguien si el trabajo que necesitas durará unos 4 meses? por eso, tienes que saber exactamente qué buscas en tu AV.
Para encontrar algunos prospectos utiliza:
Marketplaces y Sitios de Freelancers
Hay varias formas de encontrar un Asistente Virtual. Como contratistas independientes o freelancers, se consideran trabajadores por cuenta propia, por lo que el salario del Asistente Virtual puede variar.
Puedes buscar uno en sitios web independientes como Upwork, Fiverr o Guru. También puedes usar sitios de redes sociales como Facebook uniéndote a grupos que brindan servicios de Asistente Virtual.
También puedes encontrarlos a través de tus propias redes personales y pedir recomendaciones de amigos o familiares que puedan haber tenido experiencia con un VA antes.
Las habilidades de Asistente Virtual son bastante comunes. Es la forma en que el Asistente Virtual se desempeña lo que hará o romperá la experiencia.
Empresas de Asistentes Virtuales
Los asistentes virtuales son de gran ayuda para muchas personas que tienen una vida ocupada y necesitan ayuda para administrar sus tareas. Pueden programar reuniones, responder correos electrónicos, configurar recordatorios y mucho más.
Muchas empresas ofrecen servicios de Asistente Virtual en línea para Latinoamérica. Prestan servicios en diversas áreas como asistentes personales, asistentes de marketing, gestores de redes sociales, organizadores de agenda, etc.
Además, cada Asistente Virtual tiene educación universitaria y una verificación de antecedentes suficiente como para que puedas sentirte seguro en caso de que tenga que manejar información confidencial para ti y/o tus clientes.
Pero también puedes preparar una persona dedicada a tu empresa.
Es decir, puedes ofrecer este tipo de trabajos en foros online y redes sociales para encontrar un perfil que se acople a tus necesidades y darle la capacitación necesaria, claro está, las condiciones tienen que negociarlas con antelación.
¿Qué hace a un buen Asistente Virtual?
Un buen Asistente Virtual es aquel que sabe ser un buen oyente, que puede adaptarse y ajustarse a las necesidades de sus clientes, y que puede hacer más que solo realizar tareas.
Después de todo, a pesar de que son más un contratista independiente, un Asistente Virtual puede ser una parte tan importante del equipo como cualquier otro empleado a tiempo completo.
De hecho, muchas veces un Asistente Virtual se parece mucho a un asistente personal y terminará trabajando más cerca que otros empleados.
Un Asistente Virtual humano debe ser capaz de comprender las necesidades de sus clientes y proporcionarles una experiencia personalizada. También deben ser capaces de ofrecer soluciones para cualquier problema o pregunta que surja.
Los asistentes virtuales pueden ayudarte a ahorrar tiempo al realizar tareas comunes que consumen mucho tiempo, como ingresar datos, llamadas telefónicas y programar citas.
¿Cómo contrataría yo a un Asistente Virtual post-pandemia?
Para comenzar, es de vital importancia reconocer qué tipo de Asistente Virtual estás buscando. ¿Está buscando un VA que pueda hacer trabajo administrativo, investigación u otra cosa?. ¿Necesitas a alguien que pueda hablar Inglés, Alemán, o de pronto necesitas que sepa de edición de video, de audio?, si es así, ¿se encargarán del trabajo desde su oficina en casa o desde una ubicación remota?.
- Primer Paso Crea un perfil en línea (en las plataformas que eliges) que incluya las tareas y responsabilidades que está buscando. Esto ayudará a encontrar a la persona adecuada para contratarle.
- Segundo Paso Publica tu oferta de trabajo en sitios como Upwork, Freelancer y Guru. También debes publicarlo en sitios de redes sociales como Facebook, LinkedIn y Twitter, nunca sabes dónde estará ese diamante que te ayudará.
- Tercer paso Haz un listado de todos tus prospectos y cuando tengas al menos 20, repasa sus perfiles puntuándoles y al final, quien reciba más puntos se lleva el trabajo,
Gestión del trabajo de un AV o VA
La gestión o evaluación de un Asistente Virtual se puede hacer con un empleado de la vida real para informes directos y administración de proyectos.
Sin embargo, si no tienes los recursos para apoyar al personal de esa manera, existen muchas herramientas de administración de tiempo para ayudar a crear documentación informada del trabajo que se está manejando y cuánto tiempo tarda el Asistente Virtual en completar cada tarea específica.
Lo más importante es crear un esquema de metas cortas con fechas de entrega para que este sea el primer paso
El trabajo de AV es vital para el equipo. Como trabajador por cuenta propia en muchos casos, tanto una pequeña empresa como un contratista independiente pueden encontrar lo que están buscando.
Establecer Expectativas
Esto puede parecer de sentido común, pero uno se vería presionado para descubrir que muchas veces puede faltar comunicación sobre lo que se espera específicamente del Asistente Virtual.
Antes de comenzar el proceso de contratación de un Asistente Virtual, debe tener muy claro todo lo que espera que esta persona pueda manejar por ti. Esto incluye, entre otros, el tipo de tiempo de respuesta que necesita, las horas de disponibilidad, los conocimientos especializados y la calidad del trabajo.
Muchas veces habrá tareas que tu asistente ejecutivo virtual no podrá manejar, así que ten esto en cuenta.
Crear un presupuesto
Antes de que puedas comenzar a pensar en contratar un Asistente Virtual, debes saber que tiene la pista financiera para ello. En muchos casos, invertir en un Asistente Virtual podría ahorrarle dinero, por lo que hay muchas cosas a considerar al crear tu presupuesto salarial de Asistente Virtual, incluso si sólo se les paga por hora o por adelantado.
Trata de calcular la cantidad de ayuda que necesitará desde el principio.
Muchas veces, esto parece algo imposible de calcular, así que piénselo en términos de «¿cuánto tiempo necesito para concentrarme en x, y y z?», y usa eso como una línea de base de tiempo. Si tu presupuesto es ajustado, comienza con menos tiempo y luego aumenta una vez que tengas una idea práctica de lo que las habilidades del Asistente Virtual traerán a la mesa.
En cualquier caso, te recomiendo estar muy familiarizado con lo que puedes hacer financieramente y ser creativo al mover otras cosas para hacer espacio para ellas si es necesario.
De ninguna manera debes gastar tus últimos dólares en un Asistente Virtual, pero si tienes los medios, la inversión sólo aumentará tus resultados.
Los contratistas independientes como los asistentes virtuales pueden ser una alternativa más lucrativa que un empleado de tiempo completo.
En Conclusión
Contratar a un Asistente Virtual requiere buen ojo también, pero si eres propietario de una pequeña empresa, un emprendedor en solitario ocupado o un fundador de cualquier tipo, es probable que puedas usar algunas manos administrativas adicionales de tu lado.
No todos los AV deberían administrar recursos reales (entrar a tu banca por ejemplo), pero muchos empleadores potenciales mantienen el negocio en funcionamiento con empleados remotos como su personal de soporte principal y encuentran en ellos un soporte real para sus negocios.
De igual forma como conclusión te recomiendo probar contratando a un AV lo más pronto posible para alivianar tu carga laboral, encontrar soporte y apoyo en tareas que comúnmente nos toman horas del día.